Workflow - basierte Vorgangsbearbeitung WV

  • Die Effizienz der Arbeitsorganisation von Behörden bestimmt wesentlich deren Wirtschaftlichkeit.Die BehördenSoftware public management 21 (pm21) unterstützt nachfolgend skizziertes Arbeitsorganisationsmodell:


    • Auslöserinformation ist das behördenakzeptierte Arbeits-/Leistungsvolumen das in verrichtungsorientierte Vorgänge segmentiert wird. Vorgänge sind spezifizierte Arbeitsaufgabenstellungen der Behörde. Die Vorgänge werden zu zentralen Informationsträgern und damit zum wichtigsten Steuerungsinstrument für die Leistungsprozesse der Behörde. Festgelegte Vorgangsklassen erlauben eine Kategorisierung der Vorgänge z.B. nach Vorgangstypen und damit Leistungskategorien.

    • Aus arbeitsökonomischen Gründen empfehlen wir auf Ebene der Vorgangstypen sog. Basis – Workflows zu definieren. Workflows beschreiben Lösungswege für definierte Vorgangstypen/Vorgänge in Form definierter Abfolgen von Arbeitsschritten bzw. Workitems.

    • Voraussetzung für eine effiziente Vorgangsabwicklung ist eine belastbare Vorgangsdisposition. Die Vorgangsbearbeitung ist zeitlich einzulasten. Der Vorgangsabwicklungsträger ist festzulegen. Vorgangsbesonderheiten können Modifikationen des Basis-Workflows erforderlich machen. Lösungsbeteiligte (Mitarbeiter/innen bzw. Behördenarbeitsplätze) sind den Workitems des Vorgangs zuzuordnen einschl. ggf. weiterer Ressourcen. Es erfolgt also eine Arbeitsverteilung auf Arbeitsplätze bzw. Beschäftigte der Behörde mit dem Ziel Spezialisierungsvorteile auszuschöpfen. Eine direkte Verknüpfung zwischen Vorgangs – Workflows und Zentralen Fachverfahren sowie angebotenen Arbeitsbegleitlösungen ist beinhaltet.

    • Die Vorgangsbearbeitung wird durch den Workflow gesteuert. Der Vorgangsdurchlauf durch die Behörde ergibt sich aus den personellen bzw. arbeitsplatzmäßigen Zuordnungen zu den Workitems. Die Steuerung des Vorgangsdurchlaufs kann wahlweise automatisch oder manuell erfolgen. Die behördeninterne Kommunikation kann elektronisch erfolgen. Der aktuelle Verbleib jedes Vorgangs und damit der Arbeitsstatus sind dem IT – System jederzeit bekannt und damit abrufbar. Ein elektronischer Informationsfluss auf Basis digitalisierter Dokumente wird angeboten.

    • Bei abgeschlossener Vorgangsabwicklung und behördenintern abgenommenen Vorgangsergebnissen werden diese an den festgelegten Verteilerkreis übermittelt.

    Vorteile der Nutzung von WV sind: Klare Informationsstrukturierung – Verkürzung der Vorgangsdurchlaufzeiten – höhere Datenaktualität – bestandssichere Arbeitsergebnisse – Reduktion der Vorgangskosten – Vereinheitlichung der Geschäftsprozesse bei höherer Flexibilität und verbesserter Qualität sowie gesteigerter Transparenz.


  • ...News