Wokrflow - Management - System

  • Das Workflow – Management - System bietet öffentlichen Behörden die Möglichkeit, eine Vorgangsbearbeitung in IT – gestützter Form bis zur endgültigen Erledigung durchzuführen. Das führt letztendlich dazu, dass Aussagen über den Sachstand und Erfüllungsgrad eines aktiven Vorgangs jederzeit unabhängig von Beteiligten getroffen werden können. Ferner können Sachbearbeiter den Pool der in Arbeit befindlichen und bereits anstehenden Vorgänge jederzeit einzusehen. Die damit erzielte Transparenz führt zu einer Optimierung der Prozessabläufe und macht Arbeitsvorräte sichtbar. .

  • Das Workflow – Management - System ist so konstruiert, dass es auch unabhängig von den in PASS|pm21 angebotenen Fachfunktionen, z.B: Haushaltsmanagement oder Einkauf, eingesetzt werden kann. Es ist nicht nur für den Einsatz in der Verwaltungsabteilung einer Behörde geeignet, sondern auch in behördlichen Instituten z.B. bei der Abwicklung von Forschungs- und Drittmittelprojekten.

    Neben der eigentlichen Vorgangsbearbeitung und -abwicklung bietet das Workflow – Management - System wichtige Unterstützungstools wie z.B.:


    • Dokumentenablagefunktion incl. Volltextsuche

    • Terminplanung & Wiedervorlage

    • Vorgangsdokumentation

  • Für die Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten existiert mit dem User Message System eine interne Kommunikationsmöglichkeit, mit der u.a. der Sachbearbeiter des Folgearbeitsschritts automatisch über die Fertigstellung des Vorgängerschritts informiert wird. Als Kommunikationsplattform kann - wenn gewollt - auch das E-Mail System der Behörde dienen.

  • Eine integrierte automatische Vorgangsprotokollierung sorgt dafür, dass jede Änderung an einem Vorgang nachvollzogen werden kann. Somit kann auf die Frage „Was wurde wann von wem an dem Vorgang gemacht?“ jederzeit beantwortet werden.

  • Das wichtigste Grundmerkmal der Vorgangsbearbeitung ist die Führung entlang eines vordefinierten Bearbeitungsweges (Workflow). Diese Workflows können als s.g. Vorgangstypen definiert werden. Sie beschreiben alle einzelne Arbeitsschritte sowie die sachliche und zeitliche Abfolge der Bearbeitung. Dabei wird eine parallele und/oder sequentielle Bearbeitung unterstützt. Je nach dem, wie restriktiv ein Vorgangstyp definiert ist, sind die Arbeitsschritte und ihre Bearbeitungsreihenfolge beim Vorgang fest vorgeschrieben oder noch flexibel anpassbar.

  • Wird das Workflow – Management - System mit Fachfunktionen wie z.B. Einkauf, Liefereingang, Rechnungsprüfung, Inventarisierung, Haushalt der Behördensoftware PASS|pm21 eingesetzt, so können Arbeitsschritte mit diesem Fachfunktionen gekoppelt werden. Dies bedeutet dann, dass die Fachfunktion automatisch bei der Bearbeitung des zu erledigen Arbeitsschrittes unter Weitergabe von Daten aufgerufen wird. Das minimiert wiederum die Erfassungsaufwände extrem.

  • Das Standardberichtswesen des Workflow – Management - System gibt übergreifend umfangreiche Auskunft auf viele verschiedene Fragestellungen bei der Vorgangsabwicklung.

  • Durch den Einsatz des Workflow – Management – Systems erzielen Behörden folgende Vorteile:

    Eine klare Informationsstrukturierung – Verkürzung der Vorgangsdurchlaufzeiten – höhere Datenaktualität – Bestandssicherheit der Arbeitsergebnisse – Transparenz im Geschäftsprozess - Überblick über das anstehende Arbeitsvolumen der Behörde.

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