Vertragsmanagement

  • Erfolgreiches Vertragsmanagement organisiert alle relevanten Informationen zu einem Vertragsobjekt vollständig an zentraler Stelle. Dies ist Voraussetzung für die Steuerung und Abwicklung darauf basierender Geschäftsprozesse. Vollständig dokumentierte Metainformationen zum Vertragsabschluss, zu den Vertragspartnern und zu wichtigen Vertragsterminen erleichtern sowohl den Verantwortlichen als auch den Nutzern die Bewirtschaftung. Insbesondere die Steuerung des Zugriffs auf und die Suche nach Vertragsinformationen wird durch die zentrale Speicherung vereinfacht.

  • Vertragsmanagementsysteme decken alle Vertragsarten einer Behörde ab: Individualverträge und Standardverträge für alle Arbeits- / Funktionskategorien wie Personal-, Miet-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Werkverträge usw. Aus Behördensicht werden mit Verträgen alle externen Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen und Bürgern geregelt. Die vertraglichen Festlegungen sind damit Basis für alle Leistungs- und Wertschöpfungsprozesse von Behörden und damit entscheidende Stellgröße für den Behördenbetrieb.

  • Unser IT – Angebot Vertragsmanagement ist daraufhin ausgelegt alle Phasen von Vertragsprozessen abzubilden: Beginnend mit der Vertragsidee über die Vertragsverhandlung / -entwurf, Vertragsprüfung und Vertragsbewirtschaftung mit Vertragsfortschreibung, Einsatz in der Vertragsbeendigungs- und -auslaufphase bis hin zur Archivierung der Vertragsakten.


  • Die Vorteile eines IT – gestützten Vertragsmanagements sind:

    • einheitlicher Informationsstand der Behörde

    • Aktualität und Transparenz der Informationen

    • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

    • verlässliche Zugriffssteuerung

    • sichere Vertragsversionsverwaltung

    • Einhaltung festgelegter Verantwortlichkeiten

    • automatisierte Genehmigungs- und Freigabeprozesse

    • automatisiertes Vertrags – Controlling für:

      • Fristen, insbesondere Kündigungsfristen

      • Vertragsoptionen

      • Termin- und Zahlungsüberwachung

      • Überwachung der Vertragserfüllung

    • einheitliche Verwaltungsfunktionen für :

      • eine leichte Vertragsfindung

      • Schutz vor Vertragsverlust

      • optimierte Bearbeitungsprozesse

      • einheitliche Formularverwaltung

      • automatisierter Aufbau einer Vertragsakte

      • elektronische Archivierung der Vertragsakte

  • Die so optimierten Bearbeitungsprozesse reduzieren die Arbeitsdurchlaufzeiten spürbar. Bilanz- und Revisionssicherheit sind so jederzeit gegeben.

  • Das Vertragsmanagement von PASS|pm21 bietet der Behörde alle notwendigen Funktionalitäten, um diese Vorteile auszuschöpfen. Die enge Anbindung an die in PASS|pm21 abbildbaren Geschäftsprozesse (Funktionsbereiche) generiert eine Fülle von Informationen über den Vertrag selbst. Darüber hinaus liefert die Verknüpfung von Verträgen zu einem Beschaffungsvorgang mit oder ohne anschließende Inventarisierung belastbare Informationen für die Mittelplanung und -verwaltung von Behörden.


    zurück...